社内会議室が不足している状況が続けば、従業員同士のコミュニケーションや意思決定の結果が伝わらず、組織はうまく機能しないでしょう。では逆転の発想で会議室をなくしてみたらどうなるでしょうか。
会社=会議室のイメージがありますが、あえて会議室をなくすのです。常識はいつか非常識になりますから、会社=会議室のイメージもそろそろ払拭して仕事の効率をより上げなければなりません。「いい会議室はオープンな会議室だけだ」といわれるようなアイディアをこの記事では提起してみました。
会議室をなくしてオープンスペースにした例
今まで会議室だった場所をオープンスペースに改装するといった、大胆な試みをする会社もあります。会社の文化のひとつであった会議室をオープンスペースにするということ自体なかなか思いつきませんが、会議室とオフィスの壁をなくすことで、会議室でしていた会議では気づかなかった成果が得られます。
カフェのようなオシャレなオープンスペースで会議をすることにより、他の部署との情報共有もその場で可能になるので、仕事の効率化につながるそうです。
この会社は、会議室をカフェスペースとしてすべて改装して、社員間で情報をいつでも共有できるようにし、今まで会議室という閉鎖した空間で会議をしていたときよりも社員同士の距離も近くなって、連携しやすくなったそうです。
貸し会議室を利用する
会議室をあえてなくしてオープンスペースにするのは設備投資がかかります。今まであった会議室から壁を除去し、新たな椅子を設置したり、照明を変えたりという工程が増えるからです。
こういったことをいうと「現状維持でいいのでは？」といってくる人もいますが、今の時代、会議室にこもっての会議はすでに時代遅れと言わざるを得ません。
会議の本質は、議題の決定と出席者の情報共有、意思決定です。これを素早く行い、PDCAを回していかなければ、フラット化した世界で生き残るのは厳しいでしょう。
迅速なPDCAを回していくためには、効率化が何よりも大切です。
東京や大阪を中心に展開している貸し会議室では、予約システムを導入しており、その室内にはタブレットが設置され、それが入室ボタン代わりになっています。
そのボタンを押した瞬間から会議開始となり、時間がカウントされていくので、時間制限を設けることで本来の議題に集中することができるのです。
貸し会議室のように、入室ボタンがあると会議に対する気持ちの切替えができ、よりPDCAを効率的に行うことに繋げることができるので、貸し会議室を有効活用していきましょう。